Cyncoed dental practice

378 Cyncoed Road
Cyncoed, Cardiff, CF23 6SA

029 2075 4073


Complaints Policy

Complaints Policy

Cyncoed Dental Practice

 

In this practice, we take complaints seriously and we aim to ensure that all our patients are pleased with their experience of our service. When patients complain, they are dealt with courteously and promptly so that the matter is resolved as quickly as possible. This policy is based on these objectives.

In responding to a complaint effectively we aim to ensure that we take the opportunity to learn and improve our service.

The person dealing with any complaints about the service which we provide is Mrs Dorothy Geen.

If a patient makes a verbal complaint we will listen to them and offer to refer him or her to Mrs Dorothy Geen. If the complaints manager is not available then he or she will be advised of when they will be able to talk to the dentist and arrangements will be made for this to happen. The member of staff will take brief details of the complaint and pass them on.

If the patient makes a complaint in writing, the letter or email will be passed to the complaints manager without delay.

If a complaint is about any aspect of clinical care it will normally be referred to the dentist.

The following procedure is applicable to those patients receiving NHS treatment at this practice following guidelines from NHS Wales called ‘Putting things right’

We will acknowledge the patient’s complaint within 3 working days and send a copy of our complaints policy.

We will seek to investigate the complaint and provide a full response within 10 working days.

If we are unable to investigate the complaint and provide a response within the relevant time scale we will notify the patient, giving reasons for delay and a likely period within which the investigation will be completed.

NHS patients who are not satisfied with the result of our procedure, may seek further advice from or forward their complaint to:

  1. Cardiff and Vale University Health Board www.cardiffandvaleuhb.wales.nhs.uk/concerns-complaints
  2. The Community Health Council which offers an independent advocacy service providing free and confidential support. Find your local Community Health Council by contacting: The Board of Community Health Councils in Wales, telephone 02920 235558, www.communityhealthcouncils.org.uk, enquiries@waleschc.org.uk
  3. Public Services Ombudsman for Wales, telephone 0300 790 0203, www.ombudsman-wales.org.uk,  1 Ffordd yr Hen Gae Pencoed, CF35 5LJ
  4. General Dental Council, 37 Wimpole Street, London, W1G 8DQ, telephone 020 71676000
If you are a Private patient or your complaint relates to private treatment received at this practice the following complaints procedure is followed

We will acknowledge the patient’s complaint within 2 working days and send a copy of our complaints policy.

We will seek to investigate the complaint and provide a full response within 30 working days.

If we are unable to investigate the complaint and provide a response within the relevant time scale we will notify the patient, giving reasons for delay and a likely period within which the investigation will be completed.

Private patients who are not satisfied with the result of our procedure may seek further advice from or forward their complaint to:

  1. The Dental Complaints Service, www.dentalcomplaints.org.uk,  telephone 020 82530802
  2. Health Inspectorate Wales, Government Buildings, Rhydycar Business Park, Merthyr Tydfil, CF48 1UZ, telephone 0300 062 8163
  3. General Dental Council, 37 Wimpole St. London, W1G 8DQ, telephone 020 71676000

Polisi Cwynion Deintyddfa Cyncoed

 

Yn y ddeintyddfa hon, rydym yn cymryd cwynion o ddifrif a'n nod yw sicrhau bod ein holl gleifion yn fodlon gyda’u profiad o'n gwasanaeth. Pan fydd cleifion yn cwyno, ymdrinnir â hwy yn gwrtais ac yn brydlon fel bod y mater yn cael ei ddatrys cyn gynted ā phosib. Mae'r polisi hwn yn seiliedig ar yr amcanion hyn.

Wrth ymateb i gwyn yn effeithiol, ein nod yw sicrhau ein bod yn manteisio ar y cyfle i ddysgu a gwella ein gwasanaeth.

Y person sy'n ymdrin ag unrhyw gwynion am y gwasanaeth a ddarparwn yw Mrs Dorothy Geen.

Os bydd claf yn gwneud cwyn ar lafar, byddwn yn gwrando arnynt ac yn cynnig ei gyfeirio at Mrs Dorothy Geen. Os nad yw'r rheolwr cwynion ar gael yna byddant yn cael gwybod pryd y byddant yn gallu siarad â'r deintydd a gwneir trefniadau i hyn ddigwydd. Bydd yr aelod o staff yn cymryd manylion cryno am y gŵyn ac yn eu trosglwyddo.

Os bydd y claf yn gwneud cwyn yn ysgrifenedig, bydd y llythyr neu'r e-bost yn cael ei drosglwyddo i'r rheolwr cwynion yn ddi-oed.

Os yw cwyn yn ymwneud ag unrhyw agwedd o ofal clinigol, fe'i cyfeirir at y deintydd fel arfer.

Mae'r weithdrefn ganlynol yn berthnasol i'r cleifion hynny sy'n derbyn triniaeth GIG yn y ddeintyddfa hon yn dilyn canllawiau gan GIG Cymru o'r enw 'Rhoi pethau'n iawn'

Byddwn yn cydnabod cwyn y claf o fewn 3 diwrnod gwaith ac yn anfon copi o'n polisi cwynion.

Byddwn yn ceisio ymchwilio i'r gŵyn a byddwn yn darparu ymateb llawn o fewn 10 niwrnod gwaith.

Os na allwn ymchwilio i'r gŵyn a rhoi ymateb o fewn y raddfa amser berthnasol byddwn yn hysbysu'r claf, gan roi rhesymau dros oedi a'r cyfnod tebygol y bydd yr ymchwiliad yn cael ei gwblhau.

Gall cleifion y GIG sy’n anfodlon â chanlyniad ein gweithdrefn, ofyn am gyngor pellach gan neu anfon eu cwyn ymlaen at:

  1. Bwrdd Iechyd Prifysgol Caerdydd a'r Fro www.cardiffandvaleuhb.wales.nhs.uk/concerns-complaints
  2. Y Cyngor Iechyd Cymuned sy'n cynnig gwasanaeth eiriolaeth annibynnol sy'n darparu cefnogaeth gyfrinachol am ddim. Dewch o hyd i'ch Cyngor Iechyd Cymuned lleol trwy gysylltu â: Bwrdd Cynghorau Iechyd Cymuned Cymru, ffôn 02920 235558, www.communityhealthcouncils.org.uk, enquiries@waleschc.org.uk.org.uk
  3. Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ffôn 0300 790 0203, www.ombudsman-wales.org.uk, 1 Ffordd yr Hen Gae Pencoed, CF35 5LJ
  4. Y Cyngor Deintyddol Cyffredinol, 37 Wimpole Street, London, W1G 8DQ, ffôn 020 71676000
Os ydych chi'n gleifion Preifat neu os yw'ch cwyn yn ymwneud â thriniaeth breifat a dderbynnir yn yr arfer hwn, dilynir y drefn gwyno ganlynol

Byddwn yn cydnabod cwyn y claf o fewn 2 ddiwrnod gwaith ac yn anfon copi o'n polisi cwynion.

Byddwn yn ceisio ymchwilio i'r gŵyn a byddwn yn ymateb llawn o fewn 30 diwrnod gwaith.

Os na allwn ymchwilio i'r gŵyn a rhoi ymateb o fewn y raddfa amser berthnasol byddwn yn hysbysu'r claf, gan roi rhesymau dros oedi a'r cyfnod tebygol y bydd yr ymchwiliad yn cael ei gwblhau.

Gall cleifion preifat nad ydynt yn fodlon â chanlyniad ein gweithdrefn geisio cyngor pellach gan neu anfon eu cwyn ymlaen at:

  1. Y Gwasanaeth Cwynion Deintyddol, www.dentalcomplaints.org.uk, ffôn 020 82530802
  2. Arollygiaeth Gofal Lechyd Cymru, Llywodraeth Cymru, Parc Busnes Rhydycar, Merthyr Tudful, CF48 1UZ   
  3. Cyngor Deintyddol Cyffredinol, 37 Wimpole Street, London, W1G 8DQ, ffôn 020 71676000